(CRM) Seguimiento y trazabilidad en clientes
Trazabilidad y seguimiento en el transporte de mercancías
Las diversas tecnologías de la información, desarrolladas y mejoradas en años recientes, han contribuido al cambio de los estilos tradicionales de administración de las organizaciones, en la medida en que proporcionan herramientas más potentes que facilitan la obtención, acceso, procesamiento y análisis de la información, permitiendo a sus usuarios monitorear, planificar, pronosticar y tomar decisiones con mayor precisión y rapidez. Adicionalmente, permiten ejercer mayor control sobre los recursos de la compañía y su integración con toda la cadena de valor.
El transporte de mercancías no ha sido ajeno a esta evolución tecnológica; por el contrario, ha incluido progresivamente nuevas tecnologías en sus procesos contribuyendo a los objetivos de la gestión de flotas: optimizar el uso, la eficiencia y funcionamiento de los vehículos que prestan un servicio de transporte.
En términos generales, el rol de la tecnología dentro de la gestión de flotas se ha focalizado en la mejora de la comunicación, control y seguridad de las operaciones, representado en una gran variedad de sistemas de información y herramientas que facilitan la trazabilidad y seguimiento de los vehículos de transporte de mercancías.
Tecnologías aplicables a la gestión de flotas
Tecnología RFID - Radio Frequency Identification
La Identificación por Radiofrecuencia es una tecnología de transmisión de datos automática que emplea la radiofrecuencia para comunicar información entre un lector y una etiqueta electrónica (e-tag), utilizando ondas electromagnéticas para enviar la información desde la etiqueta al lector. Este sistema permite la captura de datos sin que sea necesario establecer un contacto entre el lector y la etiqueta, eliminando así el contacto visual directo.
La gran ventaja de la identificación por radiofrecuencia es que puede ser utilizada para identificar un vehículo en los diferentes estados de su proceso de transporte, a través de puntos de lectura ubicados estratégicamente en los centros de carga, destinos o estaciones intermedias, como una estación de peaje.
Ventajas
Reducción de errores en la información acerca de los productos u objetos identificados.
Registro exacto del ingreso o salida de los objetos identificados en puntos estratégicos.
Mejoramiento del tiempo de respuesta de todos los agentes.
Con la tecnología RFID es posible conectar todas las fases de la cadena de suministro en tiempo real, dinamizando la trazabilidad y la calidad, haciendo más eficiente la entrega y reduciendo así costes de gestión y operatividad.
Sistemas de planificación de rutas
Permite la planificación de las rutas diarias de la flota de vehículos para operaciones de entrega y/o recogida de pedidos del cliente. Esta herramienta calcula las rutas más óptimas teniendo en cuenta factores como: conductores y vehículos disponibles, honorarios del conductor, capacidad del vehículo, duración preferida y máxima de ruta, almacenes múltiples y centros de distribución, tráfico en horas punta, direcciones y sentidos de circulación ubicación del cliente, etc.
Reducción significativa de kilómetros, vehículos y horas extras.
Mejor gestión de la capacidad de los vehículos.
Optimización de los re-ruteos (implican días, no meses).
Reducción significativa del tiempo de ruteo.
Mejora del servicio al cliente.
Reducción del tiempo de carga.
Solución de gestión de entrega: provee al conductor de una aplicación para visualizar las listas diarias de parada, y capturar tiempos de salidas/llegadas y tiempos de servicio de entrega. También permite que el usuario envíe nuevas paradas o cambios de ruta.
Obtención de informes de forma rápida y fácil.
Sistemas de gestión de flotas SGF por GPRS
La aplicación de la tecnología GPRS a la trazabilidad en el transporte consiste en controlar y gestionar los vehículos de la empresa a través de una dirección web, desde cualquier lugar con acceso a Internet. En el momento en el que el usuario se identifica aparece el mapa donde podrá ubicar los distintos elementos gestionados, fundamentalmente vehículos.
El sistema tiene como objetivo controlar vehículos, personas, máquinas y herramientas, permitiendo conocer con máxima precisión el tiempo útil de trabajo y la localización de los mismos a través de una unidad GPS/GPRS instalada y conectada a Internet.
Ventajas
Reducción de costes y mejora de la eficiencia.
Aumento de la productividad.
Disciplina y responsabiliza al conductor/trabajador.
Detecta la falta de puntualidad y horarios.
Confirma el trabajo realizado (día/hora y permanencia en el lugar de trabajo).
Informa del aprovechamiento del tiempo útil tanto del trabajador como del vehículo.
Ayuda en la distribución del trabajo.
Impide la utilización del vehículo fuera del horario de trabajo y en fines de semana.
Reduce el consumo de combustible y costes de gestión/administración.
Sistemas de gestión de flotas por GPS y GPRS
Esta suite de localización y gestión de flotas está basada en tecnologías GPS y GPRS, totalmente adaptada a las necesidades del cliente. Se compone de una «caja negra» instalada en los vehículos que recoge información de localización, del tacógrafo digital, de periféricos y alarmas, y la transmite vía GPRS. La información se recibe en el centro de control situado en las oficinas de la empresa/cliente, se muestra en tiempo real sobre cartografía para controlar y gestionar la flota al minuto, y se guarda en una base de datos que permite consultas posteriores, así como la integración con el ERP del cliente.
Incremento de beneficio empresarial y productividad de la flota.
Cumplimiento legislativo de tiempos de conducción.
Herramienta de asignación de servicios a conductores bajo cumplimiento legislativo.
Reducción de hasta un 85% de llamadas de teléfono del jefe de tráfico.
Ahorro en comunicaciones.
Reducción de hasta un 100% en horas extras.
Optimización de kilometraje por vehículo.
Mejora del servicio y la satisfacción del cliente.
Terminales portátiles (movilidad empresarial)
La solución integrada en terminales portátiles de última generación permite aprovechar las tecnologías más innovadoras, tanto en captura y acceso a la información como en comunicaciones (voz, datos, GPS, acceso a Internet, correo electrónico, lectura de código de barras y captura de imágenes y firmas).
Se trata, en definitiva, de trasladar a ese entorno exterior muchas de las tareas y procesos que anteriormente sólo podían realizarse desde las oficinas administrativas centrales, y que requerían del trabajador móvil el uso de papel. Estos terminales portátiles de última generación tienen el tamaño de una agenda personal e integran lector de código de barras, comunicaciones inalámbricas para entornos cerrados o redes públicas de telefonía, cámara digital, tecnología push-to-talk, captura de firmas, reconocimiento de voz y habla.
Ahorros de costes derivados de una mayor eficiencia de diferentes procesos operativos.
Mayores niveles de calidad del servicio y/o satisfacción de los clientes.
El soporte papel desaparece en gran parte de los procesos, y con él una importante carga de trabajo como la introducción manual de datos.
La actividad diaria del repartidor puede ser transmitida en tiempo real o al final de la jornada a los sistemas centrales. La compañía puede así conocer en cada momento el estado de su red de reparto, las incidencias, los servicios realizados, etc.
Permite solventar incidencias imprevistas y, si es necesario, reasignar sobre la marcha tareas y recursos gracias a la tecnología de voz push-to-talk y GPS.
Este tipo de sistemas integra operaciones que anteriormente se encontraban fragmentadas a lo largo de la cadena de suministro, permitiendo el intercambio y consolidación de la información asociada, facilitando de esta forma la gestión global de la operación; la identificación de situaciones problemáticos; la toma de decisiones y el emprendimiento de acciones conjuntas entre los actores relacionados en la operación para que ésta sea más eficiente.
Beneficios para el cliente
Las mejoras en el servicio de transporte, representadas en reducción de tiempos y costos, pueden traducirse al cliente final en tarifas más bajas y ciclos de pedido más cortos. En la medida en que exista una mejor gestión de flotas, el cliente podrá contar con un servicio de transporte más fiable y eficiente.
Si la empresa de transporte cuente con mejores sistemas de comunicación y seguimiento de sus vehículos, obtendrá los siguientes beneficios:
Mayor agilidad y eficiencia en la búsqueda y asignación de vehículos para dar respuesta a una solicitud de servicio.
La posibilidad de conocer en tiempo real la ubicación y ocupación de sus vehículos; mayor control sobre sus operaciones, y un uso más eficiente de su flota.
El monitoreo permanente de la operación de transporte y el registro de su información asociada, lo que permitirá evidenciar problemas presentes en la misma.
Actualmente, algunos países de nuestra región se encuentran poco desarrollados en el uso de las tecnologías de información como herramienta de trazabilidad y colaboración para integrar la información de las flotas y servicios de transporte. Entre las iniciativas existentes, cabe resaltar el caso Colombiano en el cual GS1 Colombia, con el apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, está trabajando por el desarrollo de una iniciativa cuyo objetivo principal es utilizar las tecnologías GPS, RFID y celular, para la gestión y visibilidad de las operaciones de transporte entre todos los actores de la cadena.
Artículo escrito por: Julián Lasso – Consultor Fundación LOGYCA Osman Camilo Soto – Consultor Investigación - Fundación LOGYCA
